What Documents are Required when Applying for a Schengen Visa?

Schengen Visa Application Requirements

When applying for a visa to Europe you will have to submit some required documents as part of the Schengen visa application process.

The Schengen States have created a list of the required documents for each purpose of entry in this territory, and these requirements are approximately the same for a stay in each of them.

In this article, you can find a checklist of the generally required documents to obtain a Schengen Visa, as well as the specific required documents for each visa type. In addition, you will also find a short brief for each requirement and its specifications.

What Documents are Required when Applying for a Schengen Visa?

The following list of documents are required for any short-term Schengen visa application:

  • Visa application form. Fully completed and signed.
  • Two recently taken photos must be attached. Both photos must be taken within the last three months, according to the visa photo requirements.
  • A valid passport. Not older than 10 years and it should valid for at least three more months beyond the date you plan to leave the Schengen area. Older passports with visas on them (if you have any).
  • Round trip reservation or itinerary. It must include dates and flight numbers specifying entry and exit from the Schengen area. You can use the visa consultation services like this one. These guys can handle most of your visa requirements such as flight itineraries, hotel reservations along with free consultation over email.
  • Travel insurance policy. A document that proves you have travel health insurance for the whole Schengen territory, with a minimum coverage of 30,000 euros in case of any medical emergency as illnesses, accidents and even repatriation in case of death. The Insurance policy can easily be purchased online from AXA Schengen or Europ Assistance.
  • Proof of accommodation. A document that shows where you will be accommodated throughout your stay in Schengen. This can be one of the following:
    • A hotel/hostel booking.
    • A rental agreement.
    • A letter of invitation from a host at whose house you will be staying.
  • Proof of financial means. Evidence that you have enough money to support yourself financially throughout your stay in the Schengen. This can be one of the following:
    • Bank account statement – that shows you have enough money in your account for the trip. The statement shall be no older than 3 months.
    • Sponsorship Letter – by another person that confirms they will be financially supporting your trip to the Schengen. In order for this letter to be valid, it must be accompanied by a bank statement of the sponsor, no older than three months.
    • A combination of your bank account statement and a letter of sponsorship.
  • Proof of paid visa fee.  €80 for adults and €45 for children from 6 to 12 years old.

GET FLIGHT ITINERARY & HOTEL BOOKINGS FOR ANY VISA. FREE CONSULTATION.

Along with the aforementioned generally required documents, Schengen embassies around the world require some specific documents from the visa candidates depending on their employment status as well as several additional documents depending upon the type of Schengen visa applied for.

Schengen Visa Requirements According to Applicant’s Employment Status

Specific required documents, based on the visa applicant’s employment status are as following:

  • For employees:
    • Employment contract.
    • Current bank statement of the latest 6 months.
    • Leave permission from the employer.
    • Income Tax Return (ITR) form or Certificate of Income Tax deducted at the source of salary.
  • For the self-employed:
    • A copy of your business license.
    • Company bank statement of the latest 6 months.
    • Income Tax Return (ITR).
  • For students:
    • Proof of enrollment.
    • No objection letter from School or University.
  • For retirees:
    • Pension statement of the latest 6 months.
  • If unemployed and married to an EU citizen:
    • Confirmation of Employment letter, no older than three months, from their spouse’s employer stating the position held within the company as well as the starting date.
    • Spouse’s valid passport.
    • An official marriage certificate.

What Documents are Required for Schengen

Visa for Minors?

The parents / legal guardians of minors applying for a Schengen visa must submit some extra documents for the underage applicant:

  • The minor’s birth certificate.
  • Application form signed by both parents.
  • Family court order – in cases where only one parent has full custody of the child.
  • Certified copies of ID/passport of both parents.
  • A notarized parental authorization signed by both parents/guardians if the minor will be travelling Alon.

Specific Documents Required

According to Schengen Visa Type

Apart from all the aforementioned documents, depending on the Schengen visa type you are applying for, several additional documents should be submitted as well.

Below you will find the information about all the additional documents needed for any type of Schengen visa separately.

Documents Required when Applying for an Airport Transit Visa

The additional required documents to obtain a Schengen Airport transit visa are:

  • A valid visa (if needed) for the final country one is travelling to
  • The flight ticket for the final country you are travelling to

Documents Required when Applying for a Visa to Visit Relatives or Friends

The additional required documents to obtain a Schengen visa to visit relatives/friends are:

  • Affidavit of Support. In case one does not have a bank account or does not own enough funds to be taking care of their expenses during this travel, one must ask the visiting friends or relatives to sign an “official affidavit of support” at the corresponding office in his/her place of residence. Make sure you carry the original document when applying for the visa.
  • Travel Itinerary. The applicant’s description of their trip, the purpose of travelling, the time frame and all the personal date written down in a letter.
  • Means of Subsistence. If the applicant declares that he/she will be covering all the travel expenses, proof of one’s financial status is requested otherwise if the relative/friend is to cover the applicant’s expenses, a formal document issued by the competent authorities to a resident of a Schengen country (the friend/relative in this case) is to be submitted.
  • Letter of Invitation. By the relative/friend residing in a Schengen country. If the applicant will be covering the expenses on his/her own, the relatives/friend’s names, addresses and the copy of their passports will suffice. In case that the friend/relative is not a citizen of this Schengen country, a copy of the residency permit will also be required.

Documents Required when Applying for a Tourist Visa

The additional required documents to obtain a Schengen visa for tourism purposes are:

  • Bank statement. Preferably for the last 6 months.
  • Affidavit of Support. In case one does not have a bank account or does not own enough funds to be taking care of their expenses during this travel, one must ask the visiting friends or relatives to sign an “official affidavit of support” at the corresponding office in his/her place of residence. Make sure you carry the original document when applying for the visa.
  • Travel Itinerary. The applicant’s description of their trip, the purpose of travelling, the time frame and all the personal date written down in a letter, as well as hotel reservations or a formal invitation letter from a resident of a Schengen country.

Documents Required when Applying for a Business Visa

On the following link, you can find the list of required documents to obtain a Business Schengen visa.

Documents Required when Applying for a Training Visa

The additional required documents to obtain a Schengen Training visa are:

  • Enrollment certificate. At an eligible institution for the courses, one will be attending in the Schengen country.
  • No objection letter.  NOC from the educational institution where the visa applicant is currently enrolled (if applicable)

Documents Required when Applying for a Medical Visa

The additional required documents to obtain a Schengen Medical visa are:

  • A letter from a doctor/clinic/hospital in the home country of the visa candidate, that he or she needs medical treatment.
  • Official confirmation of the treatment/appointment by the receiving medical institution (hospital/clinic) in the EU.
  • Proof of financial means. Proof that the applicant has sufficient financial means to pay the medical expenses and other related expenses throughout their treatment. This can be one of the following:
    • Bank statements.
    • Letter of sponsorship + bank statements of the sponsor.
    • Proof of advance payments of the treatment + bank statement for other related expenses.
    • Verbal note from the Ministry of Health of applicant’s home country – which must declare the readiness of the relevant government of the applicant’s home country to cover his medical treatment costs (for covered medical treatment by the Government of the home country of the applicant).

Other Travel Purposes

If the purpose of your visa is different from any of those listed above, then you should collect the additional documents listed below, according to your purpose of travelling to Europe.

Documents Required when Travelling to Europe for the Purpose of Studying

The additional required documents to obtain a Schengen Student visa are:

  • Two application forms instead of one.
  • Letter of acceptance at an EU University/College/School.
  • Proof of financial means. Documents that show one is able to reside and financially maintain him/herself during their stay in the Schengen zone.

Documents Required when Travelling to Europe for the Purpose of Employment

The additional required documents to obtain a Schengen Working visa are:

  • Two application forms instead of one.
  • Employment contract. A contract between the applicant and the future employer residing in the Schengen territory.

Documents Required when Travelling for the Purpose of Joining a Spouse Residing in EU

The additional required documents to obtain a Schengen visa to join a Spouse residing in the EU are:

  • Two application forms instead of one.
  • The original certified copy of the marital certificate.
  • A copy of the spouse’s passport, if he/she is an EU citizen. If the spouse is not an EU citizen, but only lives in a Schengen country the copy of his/her residency permit is to be submitted as well.

Documents Required when Travelling for the Purpose of Participating in Cultural, Sports or Religious events in Europe

The additional required documents to obtain a Schengen visa for Cultural, Sports or Religious events are:

  • Event Information. I.e. invitation letters, entry tickets, enrollment conditions, detailed programme and other documents that present relevant information about the event.
  • Proof of previous performances. Participation in previous festivals and ceremonies (cultural, religious), sports competitions, winners certificates, proof of world/international ranking (sports).

Most of the following documents are required for all types of Schengen visas. All documents must be completed/translated into English or the official language(s) of your destination country. Additional forms/documents may be needed depending on the type of visa you are applying for.

Basic Required Documents:

  • Completed and signed visa application form.
  • Visa fee. The standard cost of an adult Schengen visa is 80 Euros. Certain types of applicants-including children under the age of 6, scientific researchers, most students, representatives of, as well as participants in, non-profit organizations and events of a cultural, sporting, or educational nature aged 25 or under, holders of diplomatic and service passports, and close relatives of EU citizens- are exempt from all visa fees. Please note that this cost is an estimation that is not inclusive of service fees for visa processing, which you may have to pay depending on how you submit your application.
  • Passport with the following requirements:
    • Your signature.
    • A minimum of 2 blank pages (space for your Schengen visa).
    • Issued within the past 10 years (less than 10 years old).
    • Valid for at least 3 months after the expiration date of your requested visa.
    • Previous passport (if relevant).
  • Two photos of you for identification purposes (preferably fastened with a paper clip; do not staple/glue), with the following photo requirements:
    • Passport sized (3.5 x 4.5 cm).
    • Representative of you and taken recently (within past 6 months).
    • Plain white background.
    • Forward-facing view, so that your facial features are visible (i.e. not obscured by accessories such as sunglasses) covering 32-36mm (70-80%) of the photo. Head coverings worn for religious reasons are acceptable.
  • Photocopies of:
    • Passport page showing personal information.
    • Residence permit (if applicable).
    • Previous Schengen visas (if applicable).
  • Proof of travel medical insurance, with the following requirements:
    • Minimum coverage of 30,000 EUR in the event of medically related repatriation, medical care, and/or hospitalization.
    • Validity throughout the entire visa length.
    • Validity throughout every Schengen country.
    • Clearly stated conditions on either the insurance document or the confirmation letter.
    • Note: Medical insurances of credit cards are not considered valid.
  • Reservations for flights and hotel, with the following requirements:
    • Flight reservation/travel agenda.
    • Confirmable (reserved) hotel booking, with complete address of hotel (location, contact number, booking reference number).
  • Statement from sponsor/local employer, including name, contact info (telephone and physical address) of company or sponsor describing the nature of your employment, your starting date of employment, salary, and proscribed duration of time off (expected date of return to work) and purpose of travel. If applicable- valid trade license copy for investor/partner of company.
  • Proof of financial means of the applicant in resident country, such as several months-worth of personal bank statements issued 3 months prior to application, assets and/or other relevant personal property.
  • Documents required if the traveler is a minor (under 18):
    • Letter of consent from both parents/legal guardian.
    • Passport copies of both parents/legal guardian.
    • Copy of birth certificate:
      • If minor is adopted, then proof of adoption is required.
      • If parents are divorced, then proof of divorce is needed.
      • If one or both parents are deceased, then proof of death is needed.

Student Visa

ফর্ম আই-২০ হল একটি অনুমোদিত বিশ্ববিদ্যালয় বা শিক্ষাপ্রতিষ্ঠান দ্বারা প্রকাশিত একটি সরকারি ইউ.এস সরকারের ফর্ম, যেটি এফ-১ বা এম-১ ভিসা পাওয়ার জন্য একজন সম্ভাব্য অন-অভিবাসী ছাত্রকে পেতে হবে। ফর্ম আই-২০ গ্রহণের প্রমাণ হিসেবে কাজ করে এবং এতে সেভিস আই-৯০১ ফি প্রদানের বিষয়ে, ভিসার জন্য আবেদন করার বিষয়ে বা ভিসা স্ট্যাটাস পরিবর্তন করার বিষয়ে এবং ইউনাইটেড স্টেটসে প্রবেশাধিকারের বিষয়ে সকল তথ্য প্রদান করা থাকে। ফর্ম আই-২০তে উপরের ডানদিকে বারকোডের ঠিক নিচে ছাত্রদের সেভিস সনাক্তকরণ নম্বর থাকে যেটি একটি এন অক্ষর দ্বারা শুরু হয় এবং তারপরে থাকে নয়টি সংখ্যা
আপনাকে আপনার আই-২০ পাওয়ার পর যত তাড়াতাড়ি সম্ভব আপনার অন-অভিবাসী ছাত্র ভিসার জন্য আবেদন করতে উৎসাহিত করা হচ্ছে। আপনি একটি আগের এবং সময়মাফিক তারিখ পাচ্ছেন এই বিষয়টি নিশ্চিত করতে আপনি যেকোনো সময় আবেদন করতে পারেন। নতুন শিক্ষার্থীদের জন্য স্টুডেন্ট (এফ এবং এম) ভিসা স্টাডি কোর্সের শুরুর তারিখের ১২০ দিনের মধ্যে ইস্যু করা যেতে পারে।
আপনার প্রাথমিক প্রবেশের জন্য , আপনি আপনার আই-২০ তে উল্লেখিত কোর্সের শুরুর দিনের কেবলমাত্র ৩০ দিন আগেই ইউনাইটেড স্টেটসে প্রবেশ করতে পারেন। এটি কখন আপনার ভিসা প্রদান করা হয়েছে তার উপর নির্ভরশীল নয়।
হ্যাঁ, সাধারনত যদি আপনি ইউনাইটেড স্টেটসে আইনতভাবে অন- অভিবাসী ভিসার সাহায্যে প্রবেশ করেন, যদি আপনার অন-অভিবাসী স্ট্যাটাস বৈধ থাকে, যদি আপনি আপনার স্ট্যাটাসের শর্তগুলি লঙ্ঘননা করেন, এবং আপনি এমন কোনো কাজ না করেন যাতে আপনি অযোগ্য বলে বিবেচিত হবেন তাহলে আপনি আপনার অন- অভিবাসী ভিসা স্ট্যাটাস পরিবর্তন করার জন্য আবেদন করতে পারেন। আরো অধিক তথ্যের জন্য অনুগ্রহ করে ইউএসসিআইএস ওয়েবসাইট টি দেখুন।
যদি আপনি আপনার সাক্ষাতকার নির্ধারণের পর আই-২০ পান তাহলে আপনি আপনার সাক্ষাতকারের সময় নতুন আই-২০ এর বিষয়ে কন্সুলার অফিসার কে অবশ্যই অবগত করবেন।
না, আপনি একবার ইউনাইটেড স্টেটসে প্রবেশ করলে আপনাকে নতুন ভিসার জন্য আবেদন করতে হবে না কারণ ভিসা কেবলমাত্র ইউনাইটেড স্টেটসে প্রবেশাধিকার পাওয়ার জন্য প্রয়োজন হয়। আপনার স্ট্যাটাসের কোনো পরিবর্তন প্রয়োজন কিনা জানার জন্য ইউএসসিআইএস এর ওয়েবসাইট দেখুন। তবে হ্যাঁ, আপনি যদি দেশ ছেড়ে চলে যান তাহলে ইউনাইটেড স্টেটসে পুনরায় ফিরে আসার জন্য আপনাকে একটি ছাত্র ভিসার জন্য আবেদন করতে হবে।
এফ ভিসার পূর্ণ সময় শিক্ষারত ছাত্ররা অন-ক্যাম্পাস চাকুরি করতে পারে তবে তা সপ্তাহে ২০ ঘন্টার বেশি হওয়া যাবে না। ছাত্র স্ট্যাটাসে একবছর অতিক্রান্ত হওয়ার পর একজন আবেদনকারী ইউএসসিআইএস-এর আনুমোদন ক্রমে অফ-ক্যাম্পাস চাকুরির জন্য আবেদন করতে পারেন। আরো অধিক তথ্যের জন্য অনুগ্রহ করে আপনার বিশ্ববিদ্যালয়ের মনোনীত ছাত্র উপদেষ্টার সাথে যোগাযোগ করুন।
স্টুডেন্ট এন্ড এক্সচেঞ্জ ভিসিটার ইনফরমেশান সিস্টেম (সেভিস)-এ বিদ্যালয় এবং এক্সচেঞ্জ প্রোগ্রামকে সমস্ত নতুন এবং বিদ্যমান বিদেশী ছাত্র এবং বিনিময় পরিদর্শকদের এনরোলমেন্ট স্ট্যাটাস যাচাই করতে হবে।ভিসা আনুমোদন হওয়ার আগে ছাত্র ভিসার আবেদনকারীদের সেভিস মূল্য প্রদান করতে হবে। সেভিস ওয়েবসাইটে আপনি এই সংক্রান্ত আরো অধিক তথ্য জানতে পারবেন।
বিদেশে শিক্ষাগ্রহণ করা একটি অনেক বড় সিদ্ধান্ত এবং এর জন্য আবেদনের প্রক্রিয়া বেশ সময়সাপেক্ষ হতে পারে। মার্কিন যুক্তরাষ্ট্রে পড়তে ইচ্ছুক ছাত্র/ছাত্রীদের সয়াহতা করার জন্য ইউ.এস দূতাবাস এডুকেশান ইউএসএ কাউন্সিলিং সেবা প্রদান করে যেটি আপনার শিক্ষাগত প্রয়োজনীয়তা পূরণের জন্য সঠিক প্রোগ্রামটি নির্বাচন করতে অনেক সাহায্য করবে। আরো অধিক জানার জন্য অনুগ্রহ করে এডুকেশান ইউএসএ-এর ওয়েবসাইট দেখুন।
ছাত্র ভিসার সাক্ষাতকারটি হল মূলত একটি আলোচনা । কনস্যুলার অফিসারকে এটি নির্ণয় করতে হবে যে আপনি একজন প্রকৃত ছাত্র এবং আপনার শিক্ষার খরচ বহন করার জন্য প্রয়োজনীয় অর্থ আপনার কাছে আছে। আপনার কোনো বক্তব্য প্রস্তুত করতে হবেনা বা মুখস্ত করতে হবেনা, আপনাকে আপনাকে শিক্ষার কারণ ভাবতে হবে, আপনার শিক্ষার অর্থ প্রদান করার জন্য কি পরিকল্পনা আছে তা ভাবতে হবে এবং কন্যুলার অফিসারের সাথে এই বিষয় গুলি নিয়ে আলোচনা করার জন্য প্রস্তুত থাকতে হবে। তবে সবার আগে শান্ত থাকুন, বিচলিত হবেন না ! কনস্যুলার অফিসারের কাজ হল সত্য ও সঠিক তথ্য নির্ণয় করা, আপনাকে হতাশ করা নয়।
আপনি আপনার শিক্ষা সময়কালীন যেঅর্থ ব্যয় হবে, তা বহন করতে সক্ষম এটি বোঝায় এবং আপনার শিক্ষাগত যোগ্যতাকে নিশ্চিত করে এমন যেকোনো কাগজপত্র আপনি নিয়ে আসতে পারেন। এগুলির মধ্যে শিক্ষাগত প্রশংসাপত্র সমূহ, পরীক্ষার ফলাফল, এবং ব্যাঙ্ক স্টেটমেন্ট, ইত্যাদি অন্তর্ভূক্ত থাকতে পারে। অনেক আবেদনকারী কাগজপত্র গুলিকে জাল বা অলঙ্কৃত করার কথা ভাবতে পারেন । যদি কোনো আবেদনকারী ভিসা আবেদনের সাথে জাল বা নকল কাগজপত্র প্রদান করেন তাহলে তাদের আজীবনের জন্য ইউএস ভিসা পাওয়ার সম্ভাবনা হারিয়ে যেতে পারে এবং ইউনাইটেড স্টেটসে যাত্রা করার অনুমতি দেওয়া হবে না। যদি আপনার শিক্ষার জন্য প্রয়োজনীয় অর্থ প্রদান করতেআপনার কাছে যথেষ্ঠ অর্থ না থাকে তাহলে এডুকেশান ইউএসএ থেকে আপনি বৃত্তি এবং অন্যান্য অর্থপ্রদানের উৎসের বিষয়ে বিস্তারিত তথ্য সংগ্রহ করতে পারবেন।

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here