যদি আপনি একজন যাত্রা ব্যবস্থাপক হন যিনি অন্যান্য যাত্রীদের হয়ে একাধিক এপয়েন্টমেন্ট নথিভূক্ত করেন তাহলে আপনি আমাদের অনলাইন সিস্টেমে একটি যাত্রা ব্যবস্থাপক বা ট্রাভেল কোয়ার্ডিনেটারের প্রোফাইল তৈরি করতে পারেন। প্রতিটি আবেদনকারীর জন্য একটি নতুন প্রোফাইল তৈরি করার পরিবর্তে এই বৈশিষ্ঠের সাহায্যে আপনি একটিমাত্র প্রোফাইলের দ্বারা আপনি আপনার সমস্ত ক্লায়েন্ট সামলাতে এবং ট্র্যাক করতে পারবেন। এই কেন্দ্রিয় অবস্থান থেকে আপনি একটিমাত্র স্ক্রীনের সাহায্যে একাধিক ক্লায়েন্ট এপয়েন্টমেন্ট নির্ধারণ, পূনর্নির্ধারণ, খারিজ বা নিশ্চিত করতে পারবেন। এরফলে আপনাকে একাধিক প্রোফাইল নাম, পাসওয়ার্ড তৈরি করতে হবে না এবং আপনার ক্লায়েন্টের এপয়েন্টমেন্টের জন্য বাইরে থেকে ট্র্যাকিং করতে হবে না। এই বৈশিষ্ঠটির উদ্দেশ্য “লোকাল ভিসা প্রোগ্রাম”-এ তালিকাভূক্ত গ্রুপ এপয়েন্টমেন্ট বা অন্যান্য প্রোগ্রামগুলিকে পরিবর্তন করা নয়।
যেক্ষেত্রে একাধিক আবেদনকারী একসাথে যাত্রা করছেন সেক্ষেত্রে যদি আপনি সম্মিলিতভাবে সকলের অর্থ একসাথে প্রদান করতে চান তাহলে এখানে ক্লিক করুন।
যে বিষয়গুলি মনে রাখতে হবেঃ
- যদি একজন আবেদনকারী একটি জরুরি ভিত্তিতে এপয়েন্টমেন্টের জন্য আবেদন করেন তাহলে সেটি ট্রাভেল কো-অর্ডিনেটার প্রোফাইলের মাধ্যমে নির্ধারণ করবেন না। এক্ষেত্রে আবেদনকারীকে ব্যক্তিবিশেষ হিসেবে নিয়মিত প্রক্রিয়াতেই সাক্ষাতকার নির্ধারণ করতে হবে।
- যদি আপনি একই সেশানে একাধিক আবেদনকারীর এপয়েন্টমেন্ট নির্ধারণ করেন তাহলে তাদের সকলের সাক্ষাতকারের তারিখ একই হবে। যদি আবেদনকারীরা একসাথে যাত্রা না করেন তাহলে যাতে তারা প্রত্যেকে সাক্ষাতকারের জন্য ভিন্ন তারিখ পান তাই তাদের ভিন্ন সেশানের মাধ্যমে এপয়েন্টমেন্ট নির্ধারণ করতে হবে।
- TCs এর জন্য গ্রুপ রিকোয়েস্ট উপলব্ধ নেই। কেবলমাত্র নিয়মিত প্রোফাইলগুলির জন্যই গ্রুপ রিকোয়েস্ট উপলব্ধ থাকবে। আরো অধিক তথ্যের জন্য সমষ্টিগত এপয়েন্টমেন্ট নির্দেশাবলী দেখুন।
ট্রাভেল কো-অর্ডিনেটার প্রোফাইলে কাজ করার জন্য এবং একাধিক এপয়েন্টমেন্ট সামলানোর জন্য নির্দেশাবলী
ধাপ ১
আমাদের অনলাইন সিস্টেমে লগ ইন করুন এবং প্রোফাইল তৈরি করুন । আপনার যদি ইতোমধ্যেই প্রোফাইল থেকে থাকে তাহলে ধাপ২-এ অগ্রসর হোন।
ধাপ ২
সাবজেক্ট লাইনে আপনার ইউআইডি নম্বরটি লিখে travel-coordinator@ustraveldocs.com এ মেল করুন। এরফলে আপনি একজন যাত্রা ব্যবস্থাপক হিসেবে আবেদনকারীদের এপয়েন্টমেন্ট নির্ধারণ করার এক্সেস পাবেন। স্ক্রীনের ডানদিকে, আপনার ইউজার নেম-এর পরে আপনি আপনার আইডি নম্বরটি দেখতে পাবেন। এই ইমেলের বডিতে আপনাকে কিছু লিখতে হবেনা । আপনার প্রোফাইলে লগ ইন করার পর আপনি কোথা থেকে আপনার ইউআইডি টি পাবেন সেটি বোঝানোর জন্য নিচে স্ক্রীনশট প্রদান করা হলঃ
ধাপ ৩
আপনার ইমেল্টি প্রক্রিয়াকরণ হওয়ার জন্য ৫ মিনিট অপেক্ষা করুন , তারপর উপরের বামদিকের কোনায় অবস্থিত হোম লিঙ্কে ক্লিক করুন। আপনি দেখতে পাবেন যে আপনার ড্যাশবোর্ড আর মেন্যু আইটেমগুলি পরিবর্তিত হয়ে গেছে। বামদিকের মেন্যুতে সার্চ এপয়েন্টমেন্টস এবং এপয়েন্টমেন্ট হিস্টোরি বিকল্পগুলি অন্তর্ভূক্ত থাকবে।
ধাপ ৪
আপনি যদি এপয়েন্টমেন্ট নির্ধারণ করার জন্য প্রস্তুত থাকেন , তাহলে শেডিউল এপয়েন্টমেন্ট-এ ক্লিক করুন। আপনাকে ভিসা টাইপ, পোস্ট, ভিসা ক্যাটেগরি, ভিসা ক্লাস ইত্যাদি তথ্য এবং আবেদনকারীর তথ্য পূরণ করতে হবে। তারপর সিস্টেম আপনাকে আপনার ক্লায়েন্টের ভিসা সাক্ষাতকারের জন্য একটি নির্দিষ্ট তারিখ বেছে নিতে বলবে এবং আপনাকে নিশ্চিতকরণের বর্ণনা প্রদান করবে।
ধাপ ৫
আপনি আপনার প্রোফাইলে আরো অধিক ক্লায়েন্ট যোগ করতে পারেন এবং আরো অধিক এপয়েন্টমেন্ট নির্ধারণ করতে পারেন। যদি আপনার দ্বারা পূর্বে নির্ধারিত এপয়েন্টমেন্টগুলি দেখতে চান তাহলে আপনি সার্চ এপয়েন্টমেন্ট বা ভিউ এপয়েন্টমেন্ট হিস্টোরি-তে ক্লিক করতে পারেন।
এপয়েন্টমেন্ট হিস্টোরির সাহায্যে আপনি আপনার সমস্ত এপয়েন্টমেন্টগুলি দেখতে পারেন। আপনি যদি সবুজ যোগ চিহ্নে ক্লিক করেন তাহলে আপনি দ্রুত আপনার ক্লায়েন্ট তথ্য, যেমন, এপয়েন্টমেন্টের তারিখ, ভিসার প্রকার, আবেদনকারীর ইমেল এবং ইউআইডি নম্বর ইত্যাদির একটি সারসংক্ষেপ দেখতে পাবেন। এছাড়াও আপনি এপয়েন্টমেন্টের তারিখ, ভিসার প্রকার বা স্ট্যাটাসের ভিত্তিতে আপনার ক্লায়েন্টদের বিন্যস্ত করতে পারেন।
দ্রষ্টব্যঃ অনুগ্রহ করে মনে রাখবেন যে, এপয়েন্টমেন্ট হিস্টরি বিকল্পটি একটি নির্দিষ্ট সংখ্যায় সীমাবদ্ধ, অর্থাৎ সিস্টেমে নথিভূক্ত একটি নির্দিষ্ট সর্বোচ্চ সংখ্যক এপয়েন্টমেন্টই এখানে দেখা যাবে। সুতরাং এখানের তথ্যকে আপনার ডেটাবেসে রক্ষিত তথ্যের সূত্রসম্বন্ধ হিসেবে ব্যবহার করা উচিত নয়।
সার্চ এপয়েন্টমেন্টের সাহায্যে আপনি ক্লায়েন্টের হয়ে কিছু নির্দিষ্ট প্রক্রিয়া সম্পন্ন করতে পারেন। যেমনটা উপরের স্ক্রীনে দেখা যাচ্ছে আপনি কনফারমেশান লেটার দেখতে পারেন, ক্লায়েন্টের সাক্ষাতকার পুনর্নির্ধারণ বা বাতিল করতে পারেন বা কাগজপত্র প্রেরণ সংক্রান্ত তথ্য আপডেট করতে পারেন।
আরো অধিক তথ্যঃ
দ্রষ্টব্যঃ আপনি যদি আপনার ব্যক্তিগত এক্সেসকে ট্রাভেল কো-অর্ডিনেটার প্রোফাইলে পরিবর্তিত করেন তাহলে আপনি নিজের জন্য কোনো এপয়েন্টমেন্ট নির্ধারণ করতে পারবেন না। আপনার নিজের এপয়েন্টমেন্ট নির্ধারণ করার জন্য সাবজেক্ট লাইনে আপনার নিজের ইউআইডি নম্বর লিখে travel-coordinator@ustraveldocs.com–এ অপর একটি মেইল পাঠান। এটি আপনার ট্রাভেল কো-অর্ডিনেটার প্রোফাইলটিকে নিষ্ক্রিয় করে দেবে। যখন আপনি আপনার এপয়েন্টমেন্টটি নির্ধারণ করবেন তখন আপনাকে ডিপেন্ডেন্ট স্ক্রীনটি থেকে আগের সমস্ত এপয়েন্টমেন্ট মুছে ফেলতে হবে। আপনার এপয়েন্টমেন্টটি নির্ধারণ করা হয়ে গেলে, আবার মেইলটি পাঠান , আপনার এক্সেসটি ফিরে পাবেন।
